Ariba Plattform: Automatisiere deine Beschaffung

Mar 11, 2021 12:26:41 PM / by Bots and People

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Unternehmen leben von den Bestellungen ihrer Kunden. Stammkunden, also Kunden, die regelmäßig bestellen, erfreuen sich dabei größter Beliebtheit. Und wenn die Abwicklung des Bestellprozesses eines Kunden dann auch noch mit wenig Aufwand verbunden ist, ist das Glück fast vollkommen. Ein namhafter deutscher Elektrohändler zählt zu den glücklichen Unternehmen, die einen Kunden haben, der regelmäßig zwischen drei und 12 Bestellungen pro Tag aufgab. Wäre da nur nicht der umständliche Bestellprozess.

Info: Der Use Case wurde von Bots and People geplant, durchgeführt und begleitet und gilt innerhalb des Unternehmens – ein großer deutsche Elektronikhersteller – als Success Story für Process Automation. Die hybride Prozessautomatisierung mit Hilfe von Robotic Process Automation (RPA) und API-Automatisierung ist eine gängige Methode.

 

Ariba Plattform: Kann man Besteilleingänge automatisieren?

Vor dieser Frage stand ein bekannter Elektrohersteller. Auf der Ariba Plattform können Kunden Bestellungen einsenden. Der Kunde kann dabei sehr flexibel definieren, wie eine Bestellmaske aussehen soll. Das stellt das interne Customer Care Team oftmals vor Herausforderungen. Das eigene Warehouse muss mit den bestellten Waren abgeglichen werden, es müssen Lieferdaten übernommen werden oder nicht mehr Lieferbare Waren als solche markiert bzw. abgelehnt werden. Innerhalb des Prozesses finden sich sehr viele manuelle und repetitive Schritte. Zwischen Ariba und bspw. SAP als Warehouse-System sind keine Standard-Schnittstellen vorhanden. Der Einsatz von RPA bot sich in einem solchen Fall hervorragend an.

Bei der Betrachtung und Beurteilung von Prozessen zur Automatisierung, ist das Automatisierungspotenzial und die Automatisierungsfähigkeit immer eine sehr große Frage. Das Automatisierungspotenzial für Prozesse, welche die Ariba Plattform betreffen ist hoch. Das liegt vor allem an der Möglichkeit einer vertikalen Skalierung des automatisierten Prozesses. Hat man einmal den ersten Kunden auf der SAP Ariba Plattform automatisiert, benötigt die Entwicklung ähnliche Kunden deutlich weniger Aufwand. Der Elektronikhersteller hat sich in diesem Fall zunächst einem Kunden gewidmet, der ein hohes Bestellvolumen hatte. Die nächsten Firmen, waren vom Ablauf und der grafischen Oberfläche sowie den Prozessschritten identisch. Hier hatte der Elektronikhersteller keinen zusätzlichen zeitlichen Aufwand und keine zusätzlichen Kosten. Nach der Live-Schaltung des Ariba Bots mussten lediglich Firmen mit dem identischen Ablauf „zugeschaltet“ werden.

Im zweiten Schritt suchte sich der Elektronikhersteller Kunden, die nur kleine Änderungen gegenüber dem initialen Prozess hatten. Damit war man in der Lage innerhalb kürzester Zeit die SAP Ariba Plattform in Bezug auf Automatisierung zu skalieren.

 

SAP Ariba und Warehouse: Der Prozess im Detail

Über einen Zugang zum Bestellsystem des Kunden konnte der Elektrohändler die Bestellungen des Kunden einsehen und – wie vom Kunden gewünscht – Lieferfähigkeit und Liefertermin bestätigen. Erfolgte eine neue Bestellung des Kunden, schlug sie in der Kundenservice- und CRM-Vertriebssoftware Zendesk auf und erzeugte ein Ticket. Mit der Bestellnummer des Tickets hat sich ein Mitarbeiter oder Mitarbeiterin in das Bestellportal des Kunden eingeloggt und die Bestellung, die zu einem bestimmten Zeitpunkt geliefert werden sollte, gesucht. Wenn er sah, was der Kunde bestellt hatte, musste er in das eigene SAP-System gehen, das mit dem Lager verbunden war, und nachprüfen, ob der gewünschte Artikel in der erforderlichen Menge auf Lager und zum angegebenen Zeitpunkt lieferbar war.

Anschließend musste sich ein Mitarbeiter oder Mitarbeiterin des Elektrohändlers wieder in das Bestellportal des Kunden einloggen und die Lieferung bzw. eine Teillieferung – wenn nicht genug Artikel auf Lager waren – und den Lieferzeitpunkt bestätigen. Damit war die Bestellung abgeschlossen und der Kunde wusste, wann seine Lieferung kommt. Erschwert wurde das Verfahren noch durch eine Reihe von Ausnahmen, wie Bundle-Orders mit unterschiedlichen Lieferfristen.

 

Ariba Plattform Automation mit RPA und API

Um den Einsatz von RPA vorzubereiten, sind unter anderem Ausnahmen entscheidend. Ausnahmen, sind Regeln innerhalb des Prozesses, die geplante Abweichungen darstellen. Was passiert, wenn eine Bestellung nicht nur eine, sondern mehrere Positionen enthält? Was passiert, wenn eine Position mehrere Artikel erhält? All das sind Fragen, die man sich vor der Entwicklung einer Automatisierung stellen sollte. Man sollte sich ebenfalls Gedanken zur Frequenz machen. Wie hoch ist das Bestellaufkommen pro Tag? Der Elektronikhersteller verzeichnete für einen Kunden zwischen 12-15 Bestellungen. Insgesamt waren mehr als 30 Kunden auf der Ariba Plattform zu finden. Ein beträchtliches Volumen und im manuellen Zustand, ein sehr Personalintensiver Prozess. Der Elektronikhersteller nutzte Zendesk als Ticket-System. Dort liefen alle neuen Bestellungen zusammen und werden zentral verarbeitet. Wichtig: Zendesk hat eine Standard-API, was uns zu einer hybriden Lösung zwischen RPA und API brachte.

Ein RPA-Bot zieht sich mit Hilfe der Zendesk-API die Tickets aus Zendesk mit den Bestellnummern und prüft anschließend im SAP-System, ob alle Bestellungen geliefert werden können, ob sie zum gewünschten Zeitpunkt geliefert werden können oder ob sie nur teilweise geliefert werden können. Wenn er alle notwenigen Informationen für die Bestellungen im SAP-System gesammelt hat, loggt er sich in das Bestellportal des Kunden ein und überträgt die Informationen aus dem SAP-System des Elektrohändlers in das Kundenportal. Dann vergleicht er jede einzelne Bestellung mit seinen Informationen aus dem SAP-System des Elektrohändlers, trägt in der jeweiligen Bestellung ein, ob die Bestellung vervollständigt, teilweise oder gar nicht lieferbar ist, und ergänzt die verschiedenen Lieferzeiten bzw. bestätigt sie. Die Bestellung ist damit bestätigt und der RPA-Bot schließt das Ticket.

 

RPA und API für hohes Transaktionsvolumen

Der Use Case zeigt, dass der Fokus auf einzelnen Technologien der Prozessautomatisierung meist nicht zum Erfolg führt. Im Gegenteil: RPA und APIs können sich je nach Konstellation zur Lösung spezieller Automatisierungsanforderungen ergänzen. Vor allem dann, wenn Unternehmen Anwendungen einsetzen, die zwar gut für ihre Anforderungen funktionieren, die Übertragungsmöglichkeiten von Daten in andere Anwendungen aber verbesserungswürdig sind, sind Automatisierungslösungen, die RPA und API kombinieren, ein gutes Mittel, um auch Transaktionsworkflows mit höherem Volumen zu unterstützen.

Die Kombination von APIs vergünstigen oftmals ein reines RPA Projekt. Es müssen weniger Schritte im Bot entwickelt werden. Das minimiert die Gesamtentwicklungszeit und erhöht damit den Return on Invest (ROI). Deshalb sollte immer darauf geachtet werden, die beste Kombination aus verschiedenen Technologien für die einzelnen Prozessschritte zu verwenden.

 

Manuelle Bearbeitung nur noch bei Ausnahmen

Mit Hilfe von RPA und API-Automatisierung müssen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen fast nicht mehr tätig werden. Lediglich wenn die Bestellung nicht ordnungsgemäß bearbeitet werden konnte, erstellt der RPA-Bot über die Zendesk-API ein Ticket mit einem Tag, das durch die interne Logik der Zendesk-Anwendung an einen oder eine Mitarbeiterin zur händischen Nachbearbeitung weitergeleitet wird. Während in der Vergangenheit bis zu 60 Bestellungen in der Woche manuell abgearbeitete werden mussten, sind es heute vielleicht nur noch drei Ausnahmen, die eine manuelle Nachbearbeitung erfordern.

 

Die Ariba Plattform: Ergebnis der Automatisierung

Für die Mitarbeiter:innen des Elektronikherstellers war die Automatisierung eine starke Erleichterung ihres Alltags. Die freien zeitlichen Ressourcen können jetzt in neue, vielleicht auch kreative Projekte gesteckt werden. Für die Kunden des Elektronikherstellers bedeutet das zudem eine höhere Verlässlichkeit bei den Bestätigungen bzw. Änderungen der Bestellungen. Hat man die Ausnahmen des Bots sauber definiert, liegt die Fehlerrate eines RPA Bots bei null Prozent. Für das Unternehmen ermöglichte die Automatisierung einen Kostenvorteil und eine höhere Kundenzufriedenheit. Die Mitarbeiterzufriedenheit und die Akzeptanz für Prozessautomatisierung sind gerade in den Anfängen bei der Einführung von Automatisierung nicht zu unterschätzen. Mitarbeiter:innen, die vom Thema Automatisierung begeistert sind, können als Botschafter fungieren.

 


Tipp: Nimm gerne Kontakt mit uns auf, wenn ihr SAP Ariba einsetzt und auch gerade über eine Automatisierung nachdenkt. Wir schauen uns den Prozess kostenlos an und geben unser ehrliches Feedback. Wir sind sehr erfahren mit der SAP Ariba Plattform und haben dort schon einige Automatisierungen umgesetzt.


 

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Tags: RPA, Guide, Process Automation, API

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