Automatisch durch die Krise: Wie Robotic Process Automation (RPA) in der Corona-Krise helfen kann

Jul 1, 2020 2:57:33 PM / by Bots and People

Online statt vor Ort verkaufen, Videokonferenzen statt Veranstaltungen und Home-Office statt Hände schütteln: Das Corona-Virus hat die Arbeitswelt abrupt verändert. Die Digitalisierung lässt sich plötzlich nicht mehr aufschieben, sondern ist wichtiger denn je, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Auswirkungen von COVID-19 stürzen die Welt in eine Rezession. Bereits jetzt geht der Internationale Währungsfonds (IWF) für Deutschland von einem Einbruch des Bruttoinlandsprodukts (BIP) von 7,8 Prozent aus. Unternehmen müssen sich den neuen Gegebenheiten und dem Rückgang der Nachfrage anpassen und Kosten einsparen; Kurzarbeit und Entlassungen werden wahrscheinlicher.

Kurzum: Firmen sollten sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und Prozesse verschlanken. Robotic Process Automation (RPA) kann helfen, den Betrieb aufrecht zu erhalten.

 

Zentrale Geschäftsprozesse identifizieren und automatisieren

Zu Beginn ist es wichtig, zu erkennen, welche Unternehmensprozesse unverzichtbar für den Geschäftsbetrieb sind – es gilt, Prioritäten zu setzen. Monotone, wiederkehrende und datengetriebene Routineaufgaben lassen sich hierbei automatisieren. Software-Bots können lästige Prozesse übernehmen, während sich die Mitarbeiter auf wertschöpfende Arbeit konzentrieren. Gerade wenn wegen fehlender Aufträge Mitarbeiter entlassen werden müssen, kann das verbleibende Personal durch die Automatisierung den gleichen Workload bewältigen, wie zuvor das größere Team.

Dabei bieten beispielsweise das Rechnungswesen, die Personalabteilung, das Supply Chain Management, der Vertrieb und der Kundendienst hohes Automatisierungs-Potenzial.

 

Cashflow mit RPA stabilisieren

RPA lässt sich in der Krise für simple Aufgaben, wie das Ausfüllen eines Antrags auf Kurzarbeitergeld nutzen, aber auch für komplexere Geschäftsprozesse. Gerade in Krisenzeiten ist ein funktionierender Cashflow zentral für jedes Unternehmen. RPA-Bots können beispielsweise Rechnungen durchkämmen und Schuldner regelmäßig auffordern, zu zahlen. Im nächsten Schritt überprüfen sie Zahlungseingänge und aktualisieren die Datenbanken, wenn das Geld eingeht. Mitarbeiter in der Buchhaltung müssen nicht mehr zahlreiche Mahnungen verschicken, sondern können sich um komplexere Herausforderungen kümmern. Mit Hilfe von natürlicher Sprachverarbeitung und Machine Learning können die Bots mit den Kunden sogar über Rabatte für frühzeitige Zahlungen verhandeln. Im Extremfall kann Automatisierung helfen Insolvenzen abzuwenden.

 

Mit dem Automation den Prozessen Herr werden!

 

Kundenaufträge automatisiert abwickeln

Auch andere standardisierte Kundenanfragen können mit Hilfe von RPA-Tools beantwortet werden, so dass sich die verbleibenden Mitarbeiter auf schwierigere Kundengespräche konzentrieren können. Kundenbeschwerden können mit Robotic Process Automation direkt analysiert werden.

Prozessautomatisierung kann sogar dabei helfen, komplette Kundenaufträge bis hin zur Auslieferung automatisiert abzuwickeln – ganz ohne physische Mitarbeiter. Die Software-Bots bestätigen automatisch den Eingang der Bestellungen, versenden Rechnungen und Zahlungsaufforderungen, drucken Lieferscheine und passen zudem den Lagerbestand nach dem Versand an. So wird auch automatisch nachbestellt, wenn ein Produkt im Lager fehlt.

Weitere Beispiele findet ihr in unserem Hauptartikel zu Was ist Robotic Process Automation (RPA) – Definition, Beispiele, Chancen.

 

Fehlerfreie Buchhaltung durch RPA

Wenn Mitarbeiter wechseln oder übergangsweise in Kurzarbeit gehen, fällt viel Arbeit im Bereich der Lohnbuchhaltung an. Auch hier kann robotergesteuerte Prozessoptimierung helfen. Datenänderungen, neue Lohnsteuerklassen oder Freibeträge können automatisch ins System übertragen werden. Die RPA-Bots können überprüfen, ob Abrechnungsformulare und Anträge fehlerfrei und plausibel sind.

Automation kann den Arbeitsaufwand eines Unternehmens verringern, ohne dass dieses darunter leidet. Robotergestützte Prozessautomatisierung lässt sich schnell und einfach implementieren. Außerdem sind die Software-Bots flexibel und leicht anpassbar. Das ist gerade in unsicheren Krisenzeiten mit schwer vorhersehbarer Nachfrage von Vorteil. Trotzdem können die Bots Mitarbeiter natürlich nicht gänzlich ersetzen. Sie können jedoch helfen, die Rezession zu überstehen und Unternehmen zukunftssicher zu gliedern.

 

Fazit: Mit Robotic Process Automation sind Unternehmen krisensicherer

Die Krise zu überbrücken muss nicht heißen wieder zum alten Normalzustand zurückzukehren. Die Zeit mit dem Corona-Virus kann auch eine Chance sein, um Unternehmen erfolgreich zu restrukturieren und langfristig effizienter und produktiver zu arbeiten.

Prozessautomatisierung kann dabei helfen, die Auswirkungen von COVID-19 zu überstehen und sich für künftige Krisen zu wappnen. Je effizienter und kostengünstiger Unternehmen strukturiert sind, desto krisensicherer sind sie. Firmen, die jetzt in Automatisierung investieren, können schnell, aber vor allem auch langfristig profitieren.

 

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Tags: Unternehmensprozesse, Corona, Prozessautomatisierung, Robotic Process Automation (RPA), Unternehmen, RPA

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