Die Qual der Wahl mit Prozessautomatisierung: Make or Buy?

Nov 12, 2020 11:06:43 AM / by Bots and People

MAKE OR BUY

Du hast beschlossen, dass dein Unternehmen fit für die digitale Zukunft ist? Process Automation auf Knopfdruck gibt es nicht, sie erfordert Fachkenntnisse. Haben sich Unternehmen dazu entschlossen, ihre Prozesse zu automatisieren, stehen sie vor der Qual der Wahl: Beratungen beauftragen, um einzelne Abläufe zu automatisieren oder die Automatisierung selbst in die Hand nehmen? Wir zeigen euch die Vor- und Nachteile beider Strategien.

Buy: Process Automation extern einkaufen

Outsourcen was man nicht kann und Profis auf ihrem Gebiet die Arbeit machen lassen – dieser Ansatz steckt hinter dem Gedanken, Prozessautomatisierung extern einzukaufen. In der Firma selbst können sich Mitarbeiter auf das konzentrieren, was sie bereits können, während andere für sie Prozesse optimieren. Statt sich kompliziert in technische Details einzuarbeiten, übernehmen Experten die Aufgabe, die darin deutlich effizienter sind – soweit zumindest die Theorie. Für Unternehmen bedeutet das, Komponenten auszulagern, bei denen die Zulieferer oder Dienstleister einen komparativen Vorteil haben, zum Beispiel durch niedrigere Kostenstrukturen oder größeres Know-How.

Für das Auslagern der Automatisierung spricht, dass man sich Ressourcen für das Kerngeschäft spart und eventuell zu besseren Automatisierungs-Ergebnissen kommt. Viele Unternehmen kaufen sich deshalb teure Beratungen ein, die einzelne Prozesse automatisieren. In diesem Zusammenhang sei der Automation Consultant genannt, welcher immer mehr in den Vordergrund tritt und sich beratungstechnisch voll auf das Thema Process Automation eingeschossen hat. Das kann allerdings auch Nachteile haben. Einer externen Beratung sämtliche Abläufe und Prozesse zu erklären, kostet ebenfalls viel Zeit. Außerdem geht in der Kommunikation immer Wissen verloren.

 

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Unternehmen kaufen eine Dienstleistung ein, von der sie bei Vertragsabschluss nicht genau wissen, ob ihre Erwartungen wirklich erfüllt werden. Externe Dienstleister können konkrete Prozesse gut automatisieren, es ist aber deutlich schwieriger, die gesamte Wertschöpfungskette zu optimieren. Außerdem ist der Kostenfaktor nicht zu unterschätzen. Gerade kleinere oder mittelständische Unternehmen, die zu digitalen Vorreitern werden möchten, können sich teuere Beratungen im großen Stil möglicherweise nicht leisten.

 

Make: Process Automation intern hochziehen

Die Alternative zur Beratungsfirma ist es, die Automatisierung intern anzugehen. Das bedeutet nicht, dass man sich zehn Programmierer und IT-Expertinnen ins Team holen muss – Mitarbeiter können sich das Know-How für Prozessautomatisierung auch selbst aneignen. Einmal googlen reicht nicht, um ein Unternehmen nachhaltig zu automatisieren, allerdings ist Process Automation auch kein Hexenwerk. Verschiedene Digitalisierung-Academies haben sich darauf spezialisiert, Unternehmen und ihre Mitarbeiter auf dem Feld der Automatisierung weiterzubilden.

Die Vorteile einer internen Automatisierung: Das Wissen bleibt im eigenen Unternehmen und kann bestmöglich ausgewertet werden – man selbst kennt seine Prozesse am besten. Mitarbeiter weiterzubilden, bringt nicht nur deren Jobprofil etwas, sondern auch dein Unternehmen kann langfristig profitieren. Die Weiterbildungen sind im Vergleich zur Beauftragung externer Firmen für die Automatisierung günstiger und nachhaltiger.

 

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Wenn man selbst den Überblick über die ausufernden Prozesse verloren hat, hilft ein Automation Consultant oder Automation Strategist.

 

Die eigene Abteilung für Automatisierung: Centre of Excellence (COE)

Entscheidest du dich dafür, die Automatisierung intern hochzuziehen, bietet es sich an, ein „Expertenteam“ für diese Aufgabe zu bilden. Nicht jeder einzelne Mitarbeiter des Unternehmens muss sich in allen Automatisierungsfragen weiterbilden. Eine Möglichkeit ist ein Kompetenzzentrum für Prozessautomatisierung (COE), das in der Regel aus den Führungskräften der verschiedenen Geschäftsbereiche besteht und eng mit der IT-Abteilung zusammenarbeitet. Ein weiterer Ansatz sind beispielsweise Teams aus reinen Automatisierungsexperten.

Aufgaben des COE sind:

  1. Prozesse des Unternehmens zu analysieren, abzubilden und Ineffizienzen zu entdecken.
  2. Zu entscheiden, welche Abläufe automatisiert werden sollen und eine Strategie zu entwickeln.
  3. Prozesse zusammenzuführen und mittels Automatisierung optimieren.
  4. Den Informationsfluss transparenter machen.

Durch klare Verantwortlichkeiten kann Process Automation direkt angepackt und konkretisiert werden. Ein Centre of Excellence ist ein Ausgangspunkt für die Entwicklung der Digitalen Transformation. Der Ansatz sollte jedoch eher ein Langzeitziel darstellen. Anfangen kann und sollte man erstmal klein. Mitarbeiter weiterzubilden und koordiniert Prozesse zu automatisieren, muss weder aufwendig, noch teuer sein. Trotzdem ist es sinnvoll, ein Kompetenzzentrum im Hinterkopf zu behalten. Zuständigkeiten für Automatisierungsaufgaben sollten von Anfang an klar verteilt werden.

 


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Interne Prozessautomatisierung kann langfristige Vorteile sichern

Den einen richtigen Weg für Process Automation gibt es nicht. Für den einen mag der Vorteil überwiegen, selbst keine Zeit in Prozessautomatisierung investieren zu müssen, während sich andere lieber weiterbilden und nachhaltig selbst automatisieren. Welche Strategie die bessere ist, hängt von der Struktur des Unternehmens und den eigenen Präferenzen ab. Blickt man aber in die Zukunft und strebt eine Hyperautomatisierung, also quasi die Automatisierung der Automatisierung, an, kann es nur von Vorteil sein, Know-How frühzeitig selbst im Unternehmen zu haben.

 

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Tags: Automation Strategist, Prozessautomatisierung, Unternehmen, Automation Consultant, COE

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