Erkenne die Zeichen: Ist dein Unternehmen bereit für RPA?

Oct 15, 2020 11:55:00 AM / by Carolin Jackermeier

Robotic Process Automation bezeichnet das Automatisieren von Prozessen durch digitale Software-Roboter. Die Bots übernehmen lästige, repetitive und monotone Aufgaben, die keine menschliche Interaktion benötigen. Sie versenden Marketing-Mails, füllen standardisierte Formulare aus oder Kopieren Daten in andere Systeme. Kurz: Robotic Process Automation spart Zeit, Geld und Nerven. Doch wie erkennst du, ob dein Unternehmen bereit für RPA ist?

Diese drei Anzeichen verraten dir den Code R(ed)PA

Wenn du diese drei Zeichen erkennst, dann heißt es Alarmstufe Rot für die Einführung von Robotic Process Automation (RPA) in deinem Unternehmen:

  1. Deine Mitarbeiter leiden unter dem „Swivel-Chair“ Effekt

Ein Mitarbeiter sitzt vor zwei Bildschirmen, kopiert Daten von einem Screen auf den anderen und dreht sich dabei mit seinem Stuhl in Richtung des zweiten Bildschirms: Der „Swivel-Chair“, beziehungsweise Drehstuhl-Effekt.

Dieses Bild soll verdeutlichen, wie ineffizient es ist, wenn Mitarbeitende manuell Daten von einem in das andere System übertragen. Der Prozess ist langsam, monoton und fehleranfällig. In nahezu jedem Unternehmen gibt es solche Abläufe, die problemlos mittels RPA automatisiert wären. Software-Bots würden lästige Aufgaben, wie das Copy-Pasten von Tabellen oder das Ausfüllen von Formularen, übernehmen. So können sich Mitarbeiter auf die Kernaufgaben des Unternehmens oder sinnbildlich auf nur einen Bildschirm konzentrieren.

  1. Deine Workflows sind unübersichtlich

Für Unternehmen gibt es zahlreiche Vorgaben und Richtlinien, die eingehalten werden müssen. Um zu wissen, wann wer genau was gemacht hat, hilft es, Prozesse zu automatisieren. So können sie leichter gesteuert und nachvollzogen werden.

RPA-Bots führen ihre Aufgaben zuverlässig und fehlerfreier aus. So wird der Workflow standardisiert und ist leicht zu überprüfen. Dies hilft nicht nur, um externen Richtlinien zu entsprechen, sondern vereinfacht auch die interne Optimierung der Abläufe. Oft kommunizieren einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen nicht miteinander und erledigen Aufgaben mehrfach. Das kann durch Automatisierung vermieden werden.

  1. Du möchtest neue Anwendungen in dein Unternehmen integrieren

In einer Firma häufen sich schnell unzählige verschiedene Geschäftssysteme an. Sollen neue Anwendungen integriert werden, kann das leicht in Chaos ausarten. Aufwändige und kleinteilige Integration kostet viel Geld und dauert lange. Robotic Process Automation vereinfacht die Integration. Außerdem bilden übersichtliche Workflows die ideale Grundlage für Innovationen, da effiziente Abläufe erkannt und gefördert werden können.

 

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Was nun? RPA einführen!

Wenn klar ist, dass dein Unternehmen bereit für RPA ist, gilt es, alle Workflows im Unternehmen zu analysieren und zu prüfen, welche Prozesse konkret automatisiert werden können oder sogar sollten. Dafür ist ein gutes Business Process Management (BPM) wichtig. Das Geschäftsprozessmanagement dokumentiert und bewertet Prozesse, um sie im nächsten Schritt optimieren zu können. So werden ineffiziente Abläufe herausgefiltert und Prozesse verkettet.

Zusammengefasst solltest du diese fünf Schritte befolgen:

  1. Mit Process Mining Geschäftsabläufe analysieren
  2. Prozesse für die Automatisierung vorbereiten
  3. Passende Automatisierungsmethode wählen
  4. RPA schrittweise implementieren
  5. Teilautomatisierung überwachen und verbessern

Für die ausführliche Beschreibung der einzelnen Schritte kannst du unseren dazugehörigen Artikel durchlesen.

Weißt du nicht genau, wie du die Prozesse schlussendlich automatisieren kannst oder möchtest deine Skills erweitern, helfen Weiterbildungsanbieter, die sich genau mit solchen Themen beschäftigen. Welche besonders geeignet sind, um für die nächsten Jahre gewappnet zu sein, kannst du aus unserer Top 5 der besten Digitalisierungs-Academies 2020 entnehmen.

 

Automatisierungspotenziale erkennen und handeln spart Zeit und Geld

Achtest du auf repetitive, nervige Aufgaben und unübersichtliche Workflows, wirst du schnell Ansatzpunkte für Robotic Process Automation finden. Die Automatisierung jetzt anzugehen und sich nicht weiter auf dem Drehstuhl zu drehen, spart dir in der Zukunft viel Zeit und Geld. Der Weg zur Digitalen Transformation beginnt damit, das Automatisierungspotenzial im eigenen Unternehmen zu erkennen.

 

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Tags: Robotic Process Automation (RPA), Guide, Top-Liste

Carolin Jackermeier

Written by Carolin Jackermeier

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