Process Automation im HR-Bereich: Die Uhr zeigt fünf vor Zwölf

Feb 25, 2021 2:28:22 PM / by Bots and People

Process Automation im HR-Bereich

Das ultimative Ziel jeder Automatisierungsbestrebung ist die Steigerung der Effizienz. Während Vertrieb, Marketing, Buchhaltung, Finanzen und Produktion schon längst bei der Automatisierungsoffensive der Unternehmen in der ersten Reihe sitzen, schlummert in den Personalabteilungen immer noch erhebliches Automatisierungspotenzial. Die Gründe für diese ausgeprägte Zurückhaltung allen Automatisierungsbestrebungen gegenüber sind sicherlich auch in den Schwierigkeiten einiger Mitarbeiter zu suchen, sich auf eine schnelle „digitale Revolution“ einzustellen. Es fehlt vielfach schlicht und ergreifend der Automation Mindset.

Der digitale Wandel verändert das Profil für HR-Expert:innen

Die Dynamik, die der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierungstechnologien in den Unternehmen ausgelöst hat, wird noch weiter zunehmen. Befeuert durch die ersten Erfolge werden Unternehmen ihre Investitionen in hybride Automatisierungslösungen deutlich erhöhen. Der zunehmende Automatisierungsgrad wird die Funktionsweise ganzer Abteilungen verändern. Die mit diesem digitalen Wandel einhergehenden Veränderungen implizieren auch ein ganz anderes Profil für HR-Fachleute in den kommenden Jahren. Für HR Experten, die sich nicht schnellstmöglich mit den Möglichkeiten innovativer Automatisierungstechnologien auseinandersetzen, könnte der Karrierezug schneller abgefahren sein, als sie denken.

 

Eine lange Liste repetitiver Arbeiten

Nur weil Personalabteilungen sich mit Menschen und nicht mit Produkten beschäftigen, bedeutet dies nicht, dass Effektivität und Produktivität nicht der Gradmesser ihres Erfolges sind. Grundsätzlich sollen Personalabteilungen auch die Produktivität der eigenen Mitarbeiter optimieren. Durch optimale Rahmenbedingungen sollen bestmögliche Leistungen realisiert werden. Die meisten HR-Organisationen verbringen aber immer noch übermäßig viel Zeit mit manuellen Verwaltungsaufgaben: Bewerbungen checken, Einladungen für Vorstellungsgespräche verschicken, Verträge aufsetzen oder Gehaltsabrechnungen schreiben und ist der neue Mitarbeiter da, braucht er Netzwerkzugänge und Unterlagen. Die Liste repetitiver Prozesse in der Personalabteilung ist lang.

 

Fehlende Prozessoptimierung führt zu geringerer Produktivität

Die Rationalisierung von Prozessen, die Optimierung von Workflows und die Ermittlung neuer Effizienzvorteile eröffnet HR-Expert:innen Raum für neue strategische Lösungsansätze im Personalmanagement. Die Automatisierung treibt den Fortschritt voran, indem bestimmte Aufgabenfunktionen eliminiert werden, bei denen Menschen ineffizient, inkonsistent oder Risiken ausgesetzt sind. Wenn vorhandene KI- und Automatisierungs-Lösungen nicht genutzt werden, kann dies negative Auswirkungen haben wie geringere Produktivität, mehr Fehler, höhere HR-Kosten oder schlechtere Kandidatenauswahl.

 

Mangelndes Bewusstsein für die Automatisierung

Technologien wie Maschinelles Lernen (ML) beispielsweise erleichtern dagegen die Auswahl der richtigen Kandidaten, indem sie im Recruitingprozess mit Hilfe einer automatisierten Suche nach Schlüsselwörtern und anderen Indikatoren Top-Talente schneller identifizieren. Die Automatisierung von HR-Compliance-Prozessen beseitigt Probleme oder Herausforderungen bei der Einhaltung von Regeln und Richtlinien.

Automatisierungslösungen stellen eine sorgfältige Prüfung und Verwaltung personenbezogener Daten in der HR-Abteilung sicher. Die Gründe, warum die meisten HR-Abteilungen aber trotz aller bekannten Vorteile bei der Automatisierung hinterherhinken, liegen größtenteils am mangelnden Bewusstsein für den Automatisierungsprozess an sich und an einer mangelnden Bereitschaft, sich mit den eigenen Prozessen kritisch auseinanderzusetzen. In beiden Fällen ist die Ursache das fehlende Wissen um die Möglichkeiten hybrider Automatisierungstechnologien.

 

Neue Schlüsselkompetenzen sind gefragt

Angesichts der zunehmenden Digitalisierung und Automatisierung innerhalb der Unternehmen einerseits und der Forderung nach mehr technischen Skills in der Belegschaft andererseits ist es in vielen HR-Abteilungen hinsichtlich der notwendigen eigenen technischen Fähigkeiten fünf Minuten vor zwölf.

Gefragt sind zunehmend Schlüsselkompetenzen, mit denen die Mitarbeiter von Personalabteilungen häufig nicht vertraut sind, allen voran das Verständnis für Geschäftsprozesse und Organisationen als komplexe Systeme und die Optimierung der Systeme durch Automatisierungstechnologien. Grundlegendes Wissen um die Anwendung und Beherrschung innovativer Technologien ist für jeden HR-Sachbearbeiter heute die Fahrkarte für den Karrierefahrstuhl, zumindest aber für einen Platz im zukunftssicheren Jobexpress.

 

Große Qualifikationslücken in den eigenen Reihen

Während technologische Fähigkeiten bei Arbeitgebern heute ganz hoch im Kurs stehen, da jede Art von Technologie natürlich auch Mitarbeiter benötigt, die sie verwenden, warten, reparieren und konfigurieren können, sind die Fähigkeiten im HR-Bereich derzeit Mangelware. Momentan, so scheint es zumindest, ist der HR-Bereich nicht auf die erheblichen Qualifikationslücken in den eigenen Reihen vorbereitet, die die Automatisierung und Digitalisierung reißen. Das fehlende klare Verständnis für die Auswirkungen der Automatisierung und Digitalisierung auf die Arbeit in der HR-Abteilung und für das Anforderungsprofil der Mitarbeiter sowie das fehlende Wissen um Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bremsen die Lösung des Qualifikationsproblems im HR-Umfeld vielerorts aus. Erschwerend kommt hinzu, dass die Automatisierung schneller voranschreitet als das zur Unterstützung erforderliche interne Unternehmenswissen wächst. Dabei stehen den Unternehmen verschiedene Ansätze zur Verfügung, um die Qualifikationslücken zu schließen. Sie können sich außerhalb des Unternehmens umsehen und neue Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten einstellen. Sie können aber auch intern die benötigten Fähigkeiten aufbauen, indem sie ihre Mitarbeiter entsprechend schulen, um sie auf neue Rollen und Aufgaben vorzubereiten.

 

Automation Academies schließen die Qualifikationslücken

Angesichts des bekannten Mangels an Fachkräften mit den notwendigen technischen Skills ist eine externe Weiterbildung von HR-Mitarbeitern zu Automatisierungsexperten sicherlich der effektivste Weg. Die Automation-Basics können bei verschiedenen Digitalisierungs-Academies ohne große Vorkenntnisse in Online-Kursen oder an einer Automation Academy wie Bots and People erlernt werden. So wie sich die Skills der Mitarbeiter verändert haben, hat sich aber auch die Fortbildungsmethodik einer Automation Academy wie die von Bots and People verändert. Heute werden modernste Lerntechnologien und -methoden mit einem ganzheitlichen technologischen Blickwinkel verbunden, um die notwendigen Kompetenzen für die Automatisierung von Prozessen aufzubauen. Interaktive Collaboration-Tools wie Microsoft Teams machen aus dem Klassenzimmer einen virtuellen Raum zum Lernen.

 

Fortbildungsziel Automation Champion oder Automation Strategist

Das inhaltlich monolithische, eindimensionale Ausbildungsverständnis von Automation mit sehr starkem Produktbezug weicht einer anbieterunabhängigen, system- und produktübergreifenden Ausbildung mit Blick auf den hybriden Einsatz verschiedener Automatisierungs-Technologien. Das Fortbildungsziel ist die Ausbildung von HR-Mitarbeitern zu Automation Champions und/oder Automation Strategists. Hierbei geht es in erster Linie darum, einen Automation Mindset zu vermitteln, der den Mitarbeiter in die Lage versetzt, Prozesse zu erkennen, zu analysieren, zu bewerten und letztendlich auch zu automatisieren. Es geht um das Verständnis der Möglichkeiten der Automatisierung im Unternehmen und um die potenziellen Vorteile. Mit einer 360°-Weiterbildung können auch HR-Mitarbeiter kleinerer Unternehmen ohne ein Center of Excellence in die Prozessautomatisierung einsteigen und einzelne Prozesse automatisieren.

 

Es geht um mehr als nur darum, Grundlagen-Skills zu vermitteln

Das Up- und Reskilling von HR-Mitarbeitern zu Automatisierungsexpert:innen ist ein geeignetes Mittel, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und die Qualifikationslücke innerhalb von HR-Abteilungen zu schließen. Denn eine 360°-Weiterbildung befähigt die Mitarbeiter durch neu erworbenen Automation Mindset und umfassende Automation-Skills, die Prozesse ihrer Abteilung durch einen hybriden Technologie-Einsatz noch effektiver zu automatisieren und die Effizienz ihrer Arbeit zu steigern.

Es geht dabei nicht ausschließlich darum, Grundlagen-Skills der Digitalisierung und Automatisierung zu vermitteln. Es geht vielmehr darum, entgegen der landläufigen Ansicht, dass Automatisierung Arbeitsplätze vernichtet, die Qualität der Arbeitsplätze und die Zufriedenheit der Mitarbeiter durch den verzahnten Einsatz von Automatisierungstechnologien in der HR-Abteilung, aber auch im gesamten Unternehmen zu verbessern. Denn das ist eigentlich die Kernaufgabe von HR.

 

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Tags: HR, Process Automation

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