Robotic Process Automation (RPA) und Business Process Management (BPM): Wo liegt der Unterschied?

Aug 6, 2020 5:37:59 PM / by Bots and People

Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Kunden zu halten, müssen sich Unternehmen ständig verbessern. Digitalisierung, Automatisierung und Digitale Transformation sind heutzutage wichtige Schlägwörter für innovative Firmenstrategien. Robotic Process Automation (RPA) und Business Process Management (BPM) sollen dabei helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren. Doch wie fügen sich die Ansätze in eine ganzheitliche Strategie ein?

Was ist Business Process Management (BPM)?

Business Process Management (BPM) – auf Deutsch auch Geschäftsprozessmanagement (GPM) genannt – soll Geschäftsprozesse optimieren, indem es sie flexibler, transparenter und vor allem effizienter macht. Es geht darum, die Kapazitäten des Unternehmens optimal zu nutzen, alle Abläufe zu verbessern und aufeinander abzustimmen. Das Geschäftsprozessmanagement ist also keine spezifische Software, sondern ein ganzheitlicher, strategischer Ansatz, der Unternehmensabläufe verwaltet und menschliche sowie automatisierte Tätigkeiten in einer idealen Abfolge verknüpft. Es geht nicht um eine schnelle Implementierung, sondern um eine langfristige, gewinnbringende Strategie.

 

Was ist Robotic Process Management (RPA)?

Mit Hilfe der robotergesteuerten Prozessautomatisierung sollen repetitive, digitale Geschäftsprozesse durch Software-Roboter automatisiert werden. Routineabläufe werden so schneller, effizienter, günstiger und fehlerfreier erledigt. Mitarbeiter können sich auf die Kernaufgaben des Unternehmens konzentrieren und müssen sich nicht mit lästigen, monotonen Aufgaben herumschlagen. Typische Tätigkeiten, die RPA-Tools übernehmen können, sind das Sortieren von Daten, das Ausfüllen von Formularen und Tabellen, das Versenden automatisierter Mails oder das Abrufen von Informationen, zum Beispiel aus sozialen Medien. Robotic Process Automation ist schnell zu implementieren und leicht anzupassen. Des Weiteren unterstützt gut implementierte RPA Unternehmen durch Krisen, wie beispielsweise der Corona-Pandemie, zu manövrieren und Schaden zu minimieren.

Beide Ansätze wollen Unternehmensabläufe effizienter machen und optimieren. Wo liegt also der Unterschied?

 

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung vs. Geschäftsprozessmanagement

Kurz: Die Ansätze erreichen Effizienz auf unterschiedlichen Wegen. BPM strukturiert Abläufe neu und optimiert die Geschäftsstruktur als Ganzes, während RPA bereits vorhandene Prozesse automatisiert. Das Geschäftsprozessmanagment, bzw. Business Process Management, bildet also eine Art Bauplan, in welchem alle Abläufe optimal integriert werden und verbessert den Output der Firma durch eine neue optimierte Wertschöpfungskette. Robotic Process Automation kann und sollte ein Baustein dieser Kette sein, indem Bots einzelne Tätigkeiten übernehmen und sich automatisierte wie auch menschliche Aufgaben in einem gemeinsamen Workflow ergänzen. Robotergesteuerte Prozessoptimierung kann ein Teil von BPM sein, ersetzt es jedoch nicht. Ist ein Prozess automatisiert, kann er mittels Business Process Management analysiert und stetig verbessert werden. RPA ist eher ein Werkzeug, mit welchem der Bauplan ideal umgesetzt wird.

 

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Das gemeinsame Ziel: Effizienz

Sowohl Business Process Management, als auch Robotic Process Automation sollen am Ende den Aufwand eines Unternehmens reduzieren, Kapazitäten optimal nutzen, Kosten sparen und einen optimierten Output liefern. Sie haben dasselbe Ziel: Mensch und Technik sollen zusammengeführt werden und Mitarbeiter und Kunden zufrieden sein. Die beiden Technologien sind für sich genommen verschieden, konkurrieren jedoch nicht, sondern ergänzen sich.

 

Szenario: BPM und RPA im Bankenwesen

Stellen wir uns vor, ein Interessent möchte neuer Kunde einer Bank werden. Durch intelligentes Prozessmanagement wird direkt ein standardisierter Workflow ausgelöst. Ein RPA-Bot bearbeitet die Anfrage und erstellt nach einer Prüfung die Genehmigung. Anschließend werden, aufgrund des eingerichteten Workflows, automatisch ein Bankkonto eröffnet und Zugangsdaten erstellt. Der Kunde erhält dann eine automatisierte Bestätigungsmail. Der Prozess ist transparent, fehlerfrei und effizient.

 

Fazit: RPA und BPM gemeinsam nutzen

Robotic Process Automation und Business Process Management ergänzen sich perfekt und lassen sich nahtlos ineinander integrieren. Während die robotergesteuerte Prozessautomatisierung Abläufe zunächst verschlankt und somit günstiger und zuverlässiger macht, ordnet ein gutes Geschäftsprozessmanagement die wertschöpfenden Arbeitsschritte transparent sowie optimal an. So können das volle Potential und alle Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung genutzt werden. Ein intelligenter Workflow kann intelligente RPA-Bots auslösen und umgekehrt. Gut strukturierte Prozesse sollten automatisierte Arbeitsschritte implementieren.

Ohne optimale, automatisierte Prozesse bringt auch ein gutes Management nichts und umgekehrt kann ein gutes BPM keine tollen Ergebnisse erzielen, wenn die Prozesse selbst langwierig und fehleranfällig sind. Erst die Kombination aus beiden Ansätzen macht also den Erfolg aus und liefert die Grundlage für eine innovative und nachhaltige Digitale Transformation.

 

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Tags: Unternehmensprozesse, Prozessautomatisierung, Robotic Process Automation (RPA), Geschäftsprozessautomatisierung (GPA), Business Process Automation (BPA)

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