Top 5: Die besten Business Process Management Tools

Aug 13, 2020 5:30:00 PM / by Bots and People

Komplexe Unternehmensabläufe effizient strukturieren und kostengünstig arbeiten: Dabei hilft ein gutes Business Process Managment (BPM). Mittlerweile gibt es dafür zahlreiche Software-Anbieter. Doch welche Unternehmen bieten gute Lösungen?

Was ist Business Process Management (BPM)?

Beim BPM, im Deutschen auch GPM (Geschäftsprozessmanagement) genannt, geht es darum, die Kapazitäten eines Unternehmens optimal zu nutzen und sämtliche Abläufe aufeinander abzustimmen und zu verbessern. Geschäftsprozesse sollen flexibler, transparenter und vor allem effizienter werden. Das Geschäftsprozessmanagement ist ein ganzheitlicher, strategischer Ansatz, der Unternehmensabläufe verwaltet und menschliche sowie automatisierte Tätigkeiten in einer idealen Abfolge verknüpft.

Um ein gutes Business Process Management System zu führen, gibt es immer mehr verschiedene Software-Anbieter. Während sich einige auf Nischen spezialisieren (bestimmte Funktionen oder Branchen), bieten andere Tools, die jedes Unternehmen anwenden kann. Die Systeme sollen benutzerfreundlich aufgebaut und in der Lage sein, um komplexe Wertschöpfungsketten zu koordinieren. Außerdem sollen sie gemeinsam mit anderen Anwendungen gut integriert werden können.

Wir haben ein Ranking der, unserer Meinung nach, besten BPMS (Business Process Management Suites) aufgestellt. Dabei fließen folgende Kriterien ein: Kosten, Funktionalität, Nutzerfreundlichkeit der Oberfläche, fertige Vorlagen, Agilität und Gesamtperformance. 

 

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1. monday.com

Mit der No-Code-Lösung monday.com lassen sich Geschäftsprozesse und einzelne Projekte effizient verfolgen und organisieren. Die Software sorgt vor allem für eine reibungslose Kommunikation und Koordination zwischen den Mitarbeitern. Informationen werden synchronisiert und Daten zur kritischen Auseinandersetzung leicht zugänglich dargestellt.

Es gibt eine Vielzahl an Visualisierungen, wie beispielsweise eine Zeitlinienansicht, Diagramme oder eine Kalenderansicht, die das Arbeiten mit monday.com unterstützen. Gleichzeitig bietet die leicht verständliche und visuell ansprechende Aufmachung eine hohe Nutzerfreundlichkeit, die gerade in Kombination mit der Masse an editierbaren Vorlagen Einsteigern entgegenkommt und für eine reibungslose Organisation und Planung der Geschäftsprozesse sorgt.

Ein weiterer Vorteil ist die hohe Flexibilität von monday.com – im Gegensatz zu vielen Konkurrenz-Tools. Formen sind nicht starr, sondern können individuell angepasst werden. Ob Waterfall, Gantt, Pipeline oder Kanba, das Tool lässt dem User die freie Wahl, wenn es um die Kombination aus Ansichten, Kategorien, Dashboards und Automationen geht. Das Schöne daran: Das System passt sich an das Projekt an und nicht anders herum.

 

Automation Strategist: Allrounder der Prozessoptimierung

 

Darüber hinaus fungiert monday.com als Kommunikationsdrehscheibe und dient als zentrale Stelle zur Integration der anderen wichtigen Kommunikationskanäle, wie beispielsweise Slack, Zoom, E-Mail und Microsoft Teams. Ihr Team kann Dateien, Feedback und Ideen austauschen, während es Ihnen gleichzeitig dabei hilft, Aufgaben zuzuweisen, Fortschrittsaktualisierungen zu erhalten und generell einen Gesamtüberblick über die Aktivitäten aller Beteiligten an einem konsolidierten Ort zu erhalten.

Auch die App von monday.com bietet einen hohen Komfort und sorgt für Übersicht als auch Flexibilität.

Der Preis richtet sich nach der Unternehmensgröße und wird pro Nutzer abgerechnet. Die Standartvariante veranschlagt jeden Monat 10 Euro pro User. Ab einer Unternehmensgröße von 50+ können Sonderpreise mit dem Service abgeschlossen werden.

 

Quelle: www.monday.com

 

2. Zoho Creator

Der cloud-basierte Zoho Creator ermöglicht das Erstellen von individuellen Apps und Workflows, um Geschäftsabläufe zu verwalten und automatisieren. Dabei können Nutzer Drag-and Drop nutzen und selbst kreativ werden – alles auf Low-Code-Basis. So wird die Lösung individualisiert, jedoch müssen Anwender im Gegenzug auf einsetzbare Vorlagen verzichten. Als Wermutstropfen halten die nutzerfreundliche und leicht zu handhabende Oberfläche sowie Bedienung her.

Ein weiterer Vorteil ist die hohe Flexibilität von Zoho Creator: Ob es sich um ein Buchhaltungstool, ein Zahlungs-Gateway, einen Kalender oder einen CRM-Service handelt, alle Prozesse können synchronisiert und zu einem robusten Workflow zusammengefügt werden. Des Weiteren wird jede Anwendung, die Sie mit Zoho Creator im Web erstellen, automatisch für das Smartphone und Tablet optimiert.

Zoho Creator ist eine kostengünstige Alternative (10 Euro mtl. pro Person) zu den traditionellen BPM-Tools auf dem Markt, da fast jede Aufgabe automatisiert werden kann, von der Bearbeitung von Kundenbestellungen über die Zuweisung von Aufgaben bis zur Aktualisierung des Inventars. Mit den diversen Integrationen kann jeder von Ihnen erstellte Prozess in Hunderte von Anwendungen von Drittanbietern sowie in andere von Ihnen verwendete Zoho-Anwendungen integriert werden.

Besondere Vorteile entwickelt das Tool jedoch gerade im Sales und Costumer Relationship Management.

 

Quelle: www.zoho.com

 

3. Studio Creatio Enterprise

Studio Creatio Enterprise ist eine low code Geschäftsprozessmanagement-Plattform mit sofort einsatzbereiten Lösungen und Vorlagen, die es mittleren und großen Unternehmen ermöglicht, auf einfache Weise Anwendungen für unterschiedliche geschäftliche Aufgaben zu erstellen – von kundenorientierten Anwendungen bis hin zur Integration von Drittanbieterlösungen. Die Software führt Prozesse nicht nur aus, sondern modelliert, überwacht und analysiert sie.

Teams können gemeinsam an komplexen Projekten arbeiten. Die Prozessdaten werden auf einem benutzerdefinierten Dashboard, zum Beispiel mit Echtzeitdiagrammen, anschaulich visualisiert. Es ist möglich, verschiedene Berechtigungen für unterschiedliche Benutzer einzurichten.

 

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Mit dem BPMN 2.0-Diagramm kann ein klares Prozessdesign erstellt werden, das sowohl mit den IT- als auch mit den Geschäftsstandards konsistent ist. Für eine solche Aufgabe stehen die in der Branche weit verbreiteten visuellen Tools zur Verfügung. Dazu gehören Verbindungsobjekte, Flow-Objekte und Swimlanes. Die Entwürfe können auch in das PDF-Format konvertiert werden, sodass sie problemlos mit Kollegen ausgetauscht oder auf dem lokalen Laufwerk gespeichert werden können, um den Zugriff zu erleichtern.

Studio Creatio Free ist die kostenlose BPM-Software-Alternative, mit der Sie Geschäftsprozesse entwerfen und rationalisieren können, ohne etwas auszugeben. Wie bei seinem Pendant für Unternehmenssoftware bietet es auch hier eine sofort einsatzbereite, Low-Code-Lösung, mit der Sie Ihre Geschäftsprozesse erstellen, ausführen, optimieren, verfolgen und dokumentieren können. Die Freeware beschäftigt sich ausschließlich mit der Erstellung von BPMN 2.0-Digrammen und bietet nicht die Möglichkeiten des Business Process Managements, welche von der Hauptversion unterstützt werden.

Der Preis für die Basisversion startet bei 23 Euro mtl. pro Nutzer.

 

Quelle: www.creatio.com

 

4. Kissflow

Kissflow ist eine benutzerfreundliche BPM-Software ohne Code, die vor allem für eher einfache Prozesse und ohne Programmierfähigkeit genutzt werden kann. Sie hilft dabei, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und zu automatisieren.

Kissflow assistiert in fünf Schritten:

  • Einen Prozess festlegen
  • ein Formular erstellen
  • einen Arbeitsablauf entwerfen
  • Berechtigungen festlegen
  • in den Betrieb gehen

Außerdem gibt es viele Vorlagen, die für grundsätzliche Geschäftsprozesse als Ausgangsbasis genutzt werden können.

 

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Durch den Verzicht auf Code-Entwicklung können Geschäftsanwender Prozessabläufe automatisieren, Geschäftsregeln durchsetzen und Ad-hoc-Prozessänderungen ohne jegliche Codierung vornehmen.

Zu den besten Merkmalen von Kissflow gehören:

  • benutzerfreundliche Dashboards
  • benutzerdefinierte Berichtsvorlagen
  • fortschrittliches Workflow- und Formulardesign
  • nahtlose Integration mit anderen Softwarelösungen und Standardanwendungen zur Produktivitätssteigerung

Kissflow startet in der Starterversion bei mtl. ungefähr 16 Euro pro Person, wenn das Unternehmen sich zu einem jährlichen Abonnement verpflichtet und nicht mehr als 30 User benötigt. Unternehmen mit mehr Anforderungen zahlen noch mehr.

 

Quelle: www.docs.kissflow.com

 

5. Wrike

Wrike ist eine BPM-Software mit verschiedenen Verwaltungswerkzeugen, wie dem Setzen von Prioritäten, Deadlines und Qualitätsanforderungen. Alle Mitarbeiter und Teams werden synchron mit den relevanten Informationen versorgt. Einzelne Schritte und Aufgabenketten können so optimiert werden. Die Handhabung funktioniert intuitiv per Drag-and-Drop.

Wrike unterschiedet sich zu anderen Management-Tools, indem es Ordner verwendet, die eine hierarchische Organisationstruktur zulassen. Bei zu vielen Einträgen geht allerdings demzufolge die Übersichtlichkeit verloren.

Vorteile des Tools sind:

  • benutzerfreundliche Navigation
  • eine einzige Drehscheibe für die gesamte Arbeit
  • hervorragende Sicherheitsvorkehrungen bezüglich sensibler Informationen und Dateien

Mit mobilen Apps können Sie den Fortschritt jederzeit und überall einfach von Ihren Mobiltelefonen aus verfolgen und überwachen.

Preislich strukturiert sich Wrike anhand der Größe des Unternehmens. Kleine Teams mit bis zu 15 Personen sind bereits mit mtl. 9,80 pro User am Start, während große Teams mit bis zu 200 Beschäftigten bereits knapp 25 Euro zahlen müssen.

 

Quelle: www.wrike.com

 

Fazit: Die individuellen Anforderungen sind entscheidend für BPM

Das Ranking soll lediglich einen groben Marktüberblick bieten und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit aller Funktionen, Vorteile oder Nachteile.

Alle Produkte haben unterschiedliche Stärken und Schwächen und eignen sich nicht für jede Firma gleich gut. Welches Tool am Ende besser zum Unternehmen und den eigenen Anforderungen passt, sollte jeder Entscheider über die genaue Analyse der Funktionalitäten in Kombination mit dem Anspruch klären.

 

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Tags: Geschäftsprozessautomatisierung (GPA), Business Process Automation (BPA), Tools, Geschäftsprozesse

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